Document d’Enregistrement Universel 2019

140 LISI 2019 DOCUMENT D’ENREGISTREMENT UNIVERSEL Facteurs de risques 5 Des actions de renforcement de l’efficacité de ce dispositif sont menées en continu au sein du Groupe et sont suivies sous forme de tableaux de bord périodiques. 3.2  /  Organes de contrôle général Le Conseil d’Administration du Groupe représente l’entité supérieure de décision, le Comité Exécutif du Groupe relaie l’information au niveau des divisions qui elles-mêmes sont organisées de telle façon que des instances de direction puissent exécuter les décisions du Groupe au niveau des unités élémentaires de gestion. Le Comité d’Audit, qui comprend 2 administrateurs indépendants, prend connaissance en présence des auditeurs externes ainsi que du responsable de l’audit interne de l’environnement général de gestion et de suivi des risques lors de chaque arrêté comptable publié. La cellule d’audit interne comprend le responsable de l’audit interne Groupe assisté d’un auditeur. En fonction de l’importance et de la nature de la mission à exécuter, des partenaires internes ou externes auGroupe peuvent compléter l’équipe d’intervention. Lacoordinationaveclesauditeursexternesestparticulièrement étroite afin d’orienter les contrôles dans les domaines identifiés à risque et d’obtenir une couverture dans le temps satisfaisant. Certaines fonctions jugées critiques sont suivies en transversal dans le Groupe : gestion financière, gestion de la trésorerie et financement, consolidation, fonction juridique, couverture d’assurances, politique sécurité, politique environnementale, politique achats et gestion des ressources humaines. 3.3  /  Référentiel groupe Chaque division selon des valeurs communes a mis en place une charte de valeurs. ■ Il existe un manuel des procédures de contrôle interne complété par un manuel des procédures comptables et de consolidation. Ces procédures sont mises à disposition de tous les acteurs concernés et périodiquement mises à jour sous une forme électronique via un intranet dédié. ■ Depuis fin 2017, une dynamique d’amélioration continue est enclenchée. En effet, la cellule d’audit interne anime trimestriellement des comités de contrôle interne : y sont conviés les contrôleurs internes de chaque division pour créer des synergies en matière de mise en conformité du contrôle interne opérationnel et financier. Il en résulte la mise à jour des procédures Groupe : elles sont adaptées en fonction de l’évolution des processus et ont pour but de réduire les risques détectés lors des audits. ■ Chaque division, puis chaque unité opérationnelle a la responsabilité de veiller au respect de ces procédures et de l’adapter au contexte de son pays. ■ Sous forme de lettres de délégation, chaque responsable est averti des niveaux de responsabilité dont il a la charge. 3.4  /  Principales procédures de contrôle interne relatives à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière ■ Le Groupe revoit annuellement un plan stratégique pluriannuel sur 4 ans et détermine à ce titre un plan prioritaire d’actions. Le budget de l’exercice à venir s’inscrit dans ce plan avec une perspective limitée à 12 mois. Le processus de planification fait l’objet de validations successives au niveau du Comité Exécutif du Groupe puis au niveau du Conseil d’Administration. Lamesure de l’avancement de la réalisation du budget est réalisée mensuellement à tous les niveaux : unités élémentaires de gestion, B.U., divisions et Groupe. ■ La consolidation mensuelle des indicateurs de gestion, du compte de résultat, du bilan et du tableau de financement permet une mesure précise dans des délais rapprochés de la date de clôture et facilite les prises de décision. ■ Le processus achats et investissements s’inscrit également dans la démarche stratégique et budgétaire. Tout engagement d’achats ou d’investissements qui dévie des autorisations budgétaires fait l’objet d’un accord préalable au niveau approprié. ■ Le processus ventes et contrats fait l’objet d’une revue spécifique des équipes locales, B.U, divisions ou Groupe suivant les seuils de signification avant l’engagement réel. ■ Le processus trésorerie-financement fait également l’objet d’engagement spécifique. Ainsi, à titre d’exemple, les placements financiers sont principalement gérés au niveau du Groupe. ■ Le processus paie est géré au niveau des entités opérationnelles et périodiquement revu tant par la cellule audit interne que par les auditeurs externes. ■ Le processus, sécurité et environnement (HSE) fait l’objet d’une revue mensuelle des indicateurs de gestion (taux d’accident du travail, non conformités etc.) et des principaux plans d’actions qui en découlent. ■ L’ensemble des processus décrits en paragraphe 3.1 est audité par la cellule d’audit interne Finance/Opérationnel ou HSE. Les audits financiers et opérationnels sont réalisés sur la base d’un questionnaire commun à toutes les entités du Groupe auditées : il est constitué de 156 questions. L’évaluation des audits se concrétise par l’attribution d’un score basé sur le total des non-conformités détectées : le minimum conventionnel requis est de 83 %. Les missions d’audit donnent lieu à un plan d’actions que les équipes opérationnelles sont recommandées de suivre afin de pallier aux risques identifiés lors de ces audits internes. Ce plan d’actions est suivi un an après la mission d’audit pour les entités évaluées avec un niveau de contrôle interne inférieur aux exigences Groupe.